Ballsaison ist das ganze Jahr – Tipps für die Ballplanung von Engler Entertainment Musikproduktionen
Nach der Ballsaison ist vor der Ballsaison oder besser gesagt für einen Ball ist immer Saison. Darum gut und langfristig planen.
Die Planung einer Ballveranstaltung sollte mit einem Jahr Vorlaufzeit auf jeden Fall kalkuliert werden.
Also, ganz gleich ob man einen Frühjahrsball, einen Sommer- oder Herbstball plant, einen Tanz in den Mai oder einen Muttertagsball… einen schönen Anlass für einen Ball gibt es immer.
Auch ein Motto ist schnell gefunden.
Wäre da nur nicht die lange Vorplanungszeit…
Antje Engler von Engler Entertainment Musikproduktionen hat als Leiterin des Salzburger Ballorchesters jahrelange Erfahrung mit Ballveranstaltungen.
Sie hat eine Zusammenstellung aufgelistet, die als Leitfaden bei der Planung eines Balls dienen kann.
1. EIN BALLKOMITEE GRÜNDEN
Die Verteilung von zentralen Organisationsaufgaben an 2 bis 4 Mitglieder eines Ballkomitees als Kernteam kann viel Zeit und Geld sparen.
Diese Hauptverantwortlichen können dann im Laufe der Planungszeit weitere Aufgaben an weitere Mitglieder des Ballkomitees delegieren und das Komitee so Schritt für Schritt erweitern.
Die Organisation eines Balles ist ja eine schöne und verantwortungsvolle Aufgabe.
2. DIE W-FRAGEN ZUERST
Anhand der sogenannten W-Fragen legt das Ballkomitee als erstes die Eckpunkte der Veranstaltung fest:
Was? Wann? Wo? Für wen? Wie viele?
D.h. die Anzahl der Gäste, die erwartet werden, ist schon einmal eine entscheidende Größe, z. B. bei der Auswahl der Location.
Wer ist das Zielpublikum, soll es ein Mottoball oder ein Sommerball sein, ein Abiturball oder ein Charityball?
Im Frühjahr, Sommer Herbst oder Winter oder gekoppelt an einen bestimmten Anlass wie Valentinstag, Muttertag, Silvester, an ein Jubiläum oder als Benefiz-Veranstaltung?
3. KOSTENPLANUNG
Mit einer strengen Einteilung der Finanzen steht und fällt die gesamte Veranstaltung, denn für alles, auch für die kleinste Kleinigkeit, muss das nötige Budget geplant werden.
Wichtige Überlegung:
Kommen Sponsoren oder Partner in Frage, die das Budget entlasten oder aufstocken können?
Z. B. zum Anlass passende Getränke-Sponsoren, Sponsoren für Drucksachen und Plakatierung, für Werbung und nicht zuletzt für Musik und Entertainment?
4. RECHTZEITIG ANGEBOTE EINHOLEN
Wer frühzeitig bereits verschiedene Angebote für die wichtigsten Dienstleistungen beim Ball, also für Catering, Technik und vor allem für die Musik eingeholt hat, hat genug Zeit, um die Angebote zu vergleichen und sich zu entscheiden.
Profi-Tipp: bei einem Ballorchester kann man mit der Anfrage nach einem Angebot auch gleich die Terminanfrage verbinden und den Wunschtermin schon einmal für eine gewisse Zeit reservieren.
5. TANZMUSIK, BAND, TANZORCHESTER
Ein guter Ausgangspunkt für die Wahl der Tanzmusik ist die Altersstruktur der zu erwartenden Gäste:
Die klassischen Tänze wie Walzer und Foxtrott sind bei einem Publikum 50+ beliebt – lateinamerikanische und moderne Rhythmen wie Tango, Samba, Cha-Cha-Cha oder Disco-Fox bei einem eher jüngeren Publikum.
Antje und Alexander Engler haben mit ihrem Salzburger Ballorchester genau dieses Repertoire anzubieten, damit für jeden etwas dabei ist.
Schließlich haben eigentlich alle Tänzer einmal die Tanzschule besucht und möchten das Gelernte dann auch entsprechend auf das Parkett bringen.
Für die ganz junge Generation kann in einem Nebenraum auch eine Disco mit DJ oder einer Coverband eingerichtet werden.
Proi-Tipp: Nach der Auswahl des Orchesters nicht vergessen, einen Vertrag abzuschließen!
6. MARKETING
Zeitungsannoncen, Plakate und Flyer, Versand von Einladungen, Social Media Aktionen und Newsletter-Versand gehören in diese Kategorie.
Eventuell kann es auch eine Radioeinschaltung geben. Das ist sicherlich kostengünstig machbar, insbesondere wenn es einen Charity-Ball geben soll.
7. EXAKTER PROGRAMMABLAUF
Bis spätestens einen Monat vor der Veranstaltung soll der fixe Ablaufplan der Ballveranstaltung feststehen, damit es dann keine Überraschungen mehr gibt und jeder Ballmitarbeiter genau weiß was er am Abend zu tun hat und wo sein Platz ist.
Das „Salzburger Ballorchester“ von Engler Entertainment Musikproduktionen ist ein erfahrenes Unterhaltungs- und Tanzorchester.
Antje und Alexander Engler, die Leiter des Orchesters, bieten Ihre Beratung an, wenn es um die Auswahl der geeigneten Tanzmusik für einen Ball geht und haben ein ausreichendes Repertoire von Standard- und Latein-Tänzen für eine rauschende Ballnacht.
Antje Engler rät: „Jetzt schon mit der Planung für den Ball beginnen, damit man ganz entspannt genießen kann, wenn es wieder heißt: Alles Walzer!“
Über:
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Engler Entertainment Musikproduktionen bietet seit 1993 Musikensembles und Musikprogramme für Konzert und Event, Firmenfeier, Incentive und Weihnachtsfeier im Raum Deutschland, Österreich, Schweiz.
Besonders beliebt sind das „Zauberflöten Quartett“ mit seinem Programm „Der Heitere Mozart“ und das „Salzburger Ballorchester“, das gerne als Tanz- und Unterhaltungsorchester sowie für Operettenkonzerte mit Gesangssolisten engagiert wird.
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